تُعرف الرقابة المالية على أنها تحليل النتائج الفعلية للشركة، والتي يتم تناولها من وجهات نظر مختلفة في أوقات مختلفة، مقارنة بأهدافها وخطط عملها على المدى القصير والمتوسط والطويل، وتتطلب هذه التحليلات عمليات تحكم وتعديل لضمان اتباع خطط العمل وتنفيذها، وأنه يمكن تعديلها في حالة حدوث حالات فريدة، أو مخالفات، أو تغييرات غير متوقعة.[١]
قواعد الرقابة المالية
هناك العديد من الخطوات والقواعد التي يتم اتباعها في الرقابة المالية للوصول أفضل النتائج، وفيما يأتي سيتم التعرف على بعض القواعد والخطوات التي يتم اتباعها في الرقابة المالية:
وضع المعيار
في الرقابة المالية يتم وضع معيار لكل معاملة مالية، ويجب أن تكون هذه المعايير تتعلق بالتكلفة والإيرادات ورأس المال، ومن خلال يجب تحديد التكلفة القياسية فيما يتعلق بالسلع والخدمات التي تُنتجها الشركة مع مراعاة كل جانب من جوانب التكاليف، يجب أن يكون معيار الإيرادات ثابتًا مع الأخذ في الاعتبار في سعر بيع المنتج المماثل للمنافس، وأن يكون هدف المبيعات متبين لنفس العام، وفي أثناء تحديد هيكل رأس المال، والجوانب الأخرى مثل مستوى الإنتاج، وعوائد الاستثمار، وتكلفة رأس المال، يجب الأخذ في الاعتبار تجنب الإفراط في رأس المال، أو نقصه ومع ذلك، وعند إعداد المعيار يجب الأخذ في الاعتبار الهدف الأساسي للشركة وهو تعظيم الثروة.[٢]
قياس الأداء الفعلي
يعني قياس الأداء الفعلي الاحتفاظ بسجلات الأداء الفعلي، وإعداد البيانات المالية بشكل دوري وبطريقة منتظمة.[٢]
مقارنة الأداء الفعلي بالمعيار
تتم مقارنة الأداء الفعلي بالأداء القياسي المحدد مسبقًا، ويجب إجراء دوري منتظم لهذه المقارنة.[٢]
اكتشاف أسباب الانحرافات
ينبغي عند وجود انحرافات في الأداء الفعلي مع الأداء القياسي معرفة مقدار هذه الانحرافات مع أسبابها، يجب إبلاغ هذا إلى السلطة المختصة بذلك لاتخاذ الإجراء اللازم.
اتخاذ التدابير العلاجية
اتخاذ التدابير العلاجية وهو محاولة سد الفجوات الفارقة بين الأداء الفعلي والأداء القياسي في المستقبل، أي حتى لا يكون هناك أي انحراف بين الأداء الفعلي والمعيار في المستقبل.[٢]
أهمية الضوابط المالية
تُعرف الضوابط المالية على أنها الإجراءات، والسياسات، والوسائل، التي من خلالها يتم مراقبة الشركة، وتعمل على التحكم في توجيه وتخصيص واستخدام مواردها المالية، الضوابط المالية تُعتبر في صميم إدارة الموارد والكفاءة التشغيلية في أي منظمة،[٣] وفيما يأتي سيتم ذكر أهمية الضوابط المالية للشركة:
الحفاظ على التدفق النقدي
تُساهم تدابير الرقابة المالية الفعالة بشكل كبير في الحفاظ على التدفق النقدي للمؤسسة، إذ إنه عند وجود آلية رقابة فعالة تتم مراقبة التدفقات النقدية الإجمالية الداخلة والخارجة والتخطيط لها، مما يؤدي إلى عمليات فعالة في الشركة.[٣]
إدارة الموارد
تُعد الموارد المالية للمؤسسة صميم الكفاءة التشغيلية لأي شركة، فهي تعمل على توفير الموارد المالية لجميع الموارد الأخرى اللازمة لتشغيل الأعمال التجارية في الشركة، وتُعتبر إدارة الموارد المالية حاسمة من أجل إدارة جميع الموارد الأخرى، بالإضافة إلى أن التدابير الرقابية المالية الفعالة ضرورية لضمان إدارة الموارد في الشركة.[٣]
الكفاءة التشغيلية
تضمن آلية الرقابة المالية الفعالة الكفاءة التشغيلية الشاملة في الشركة.[٣]
الربحية
يؤدي ضمان الكفاءة التشغيلية الشاملة للمؤسسة إلى الأداء السلس لكل قسم تنظيمي في الشركة، وهذا بدوره يعمل على زيادة الإنتاجية، وتُعد العلاقة بين الكفاءة التشغلية والربحية علاقة مباشرة إيجابية، ومن ثم فإن وضع تدابير رقابة مالية فعالة تعمل على تحسين الربحية لأي عمل تجاري.[٣]
منع الاحتيال
تُعد الرقابة المالية إجراء وقائي فعال ضد الأنشطة الاحتيالية في المنظمة، يمكن أن يساعد في الحد من أي أنشطة غير مرغوب فيها مثل احتيال الموظفين، والسرقة عبر الإنترنت، والعديد من الأنشطة الأخرى من خلال مراقبة التدفق الداخلي والخارجي للموارد المالية.[٣]